法务管理信息化的困惑和成功的关键-国土报中文版

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特别是对于大型国有企业来说，市场化运作的关键是依法经营，因此近年来大型国有企业非常重视企业的法制管理建设。同时，2014年是SASAC实施中央企业法律工作第三个三年目标的最后一年，法律管理信息化是企业法律成果的集中体现。因此，大多数大型国有企业都在探索和实践合法的管理信息。在探索和实践的过程中，有许多困惑。只有深入分析这些困惑，才能确保法律管理信息化的成功。

法务管理信息化的困惑和成功的关键

法律管理信息化的一个困惑是:法律部门的所有职能是同时信息化，还是部分职能信息化？

各大企业的法律部门有不同的职责和相应的职能。然而，大多数大型企业的法律部门都有以下职能，如合同管理、案件管理、知识产权管理、法律风险管理、授权管理、许可证管理、外部律师管理、参与重大决策、规章制度管理等。那么，所有这些管理都应该信息化吗？首先，我们将介绍一个简单的分析模型。该分析模型从企业管理成熟度和对信息化的依赖两个纬度进行分析。如果业务成熟度高(相关系统和流程已经标准化)，对信息化的依赖程度高(例如每年发生的数量很大)，在这种情况下，就有了信息化的基础和必要性。如果企业管理不够成熟，不要担心信息化。这不仅是it供应商的业务咨询能力的问题，也是管理实践和管理习惯的问题。如果对信息化的依赖程度较低，比如一些企业的纠纷数量很少，那么就没有信息化的必要。借助这个简单的模型，通过逐一分析法律部各项业务的管理状况，从定性的角度很容易判断信息化的实施策略。从笔者帮助许多企业进行法律信息化的实践来看，合同管理信息化系统应用相对成熟后，最好先对合同管理业务进行信息化，然后再逐步对其他业务进行信息化，风险更低，效果更显著。直接去法律管理综合咨询台，而不是简单粗鲁的一刀切。当然，有些企业有成熟的法律工作管理，这是另一回事。

法务管理信息化的困惑和成功的关键

法律管理信息化的第二个难题是选择具有咨询能力的it供应商还是专业的it供应商。

由于市场需求旺盛，许多软件厂商都在法律管理系统领域进行了投资。当前法律管理系统市场中的供应商可以概括为两类:首先，强调自身it开发实力的供应商通常拥有成熟的基础产品和强大的定制开发实力；第二，强调具有强大咨询实力和it开发实力的it供应商。选择谁似乎是一个非常困难的问题，但实际上是一个非常简单的问题。因为，在激烈的市场竞争中，具有强大咨询实力和it开发实力的it供应商基本不存在。如果法律管理的业务问题需要解决，我们应该找专业的咨询公司或律师事务所来解决。你可以相信，一家it公司提供的专业合同文本，如果能够提供的话，实质上将会有大量的律师失业。如果法律管理业务没有问题，那只是信息化的问题，你应该选择一个专业的it供应商。如果双方都有问题，我们应该找一个专业的律师事务所和专业的it供应商来同时解决问题。这个职业有专业，所以没有必要重复。

法务管理信息化的困惑和成功的关键

法律管理信息化的第三个难题:现有的办公自动化系统中有法律管理，你还需要一个专业的法律管理系统吗？

这个问题很复杂，可以从两个方面来分析:

首先是办公自动化系统的定位。在许多企业中，办公自动化系统是除erp之外的一个非常重要的信息系统。因为，办公自动化系统不仅是一个全员系统，也是一个领导经常使用的系统。此外，办公自动化系统中除了正式的业务审批外，还有很多其他的业务审批，如合同审批和与法律事务相关的授权审批。我相信所有使用办公自动化系统的企业都有经验。oa主要处理审批流程，很少保存业务数据。不会有深入的业务数据分析、图表展示等。

法务管理信息化的困惑和成功的关键

二、司法部职责的定位。以合同管理业务为例，法律部的传统职责只是参与合同的事前审查，监督合同的执行，很少管理合同结果数据的分析。然而，大多数企业现在强调全生命周期管理，这种管理应该事先审查，在事件中监测，事后总结和分析，而不是只注重先前的审查。当然，不可否认，仍然有少数企业只注重合同评审。在这种情况下，拥有一个办公自动化系统就足够了。

法务管理信息化的困惑和成功的关键

此外，一些企业表示，我们可以在办公自动化系统中开发过程监控和结果数据分析功能。答案是肯定的，但我相信这种方法的成本肯定高于以往的专业法律制度。综合考虑风险和成本，让专业系统来处理专业事务。

在简要分析了法律信息化的困惑之后，我们将总结出法律信息化成功的关键要素。

法律管理信息系统的建立需要七个阶段:管理目标的确定、需求分析、功能设计、代码开发、系统测试、在线试运行和正式上线。系统建设完成后，要组织管理人员的培训，完善系统，维护系统。法律管理信息系统的成功是一项复杂而持续的投资。在这里，我不再重复那句老话，信息化项目的成功必须有领导的支持和相关部门的密切配合。我只想强调法律信息化成功的三个关键:

法务管理信息化的困惑和成功的关键

关键是要建立与信息需求相匹配的法律管理体系。有必要改进和完善与法律管理相关的业务流程和技术规范；以合同管理业务为例，包括合同分类标准、合同编号规则、合同信息录入规范、合同评审电子流程、合同执行监控要求、合同统计分析模型等；为防止信息泄露，应制定切实有效的安全措施，提高合同信息的保密性。如果没有标准化的制度和标准，信息系统就无法建立；如果各级单位的合同管理部门不按照统一的标准走自己的路，企业的合同信息系统将难以畅通，资源共享难以实现。

法务管理信息化的困惑和成功的关键

第二个关键是建立与其他系统的集成。构建信息系统时，必须充分考虑与其他系统的集成，避免信息孤岛的出现。在实施法律管理系统时，有必要开发一个标准的系统集成接口，实现与oa系统、erp系统等系统的集成。以合同模块与财务系统、办公自动化系统和erp系统的集成为例，简述如下。

(1)与金融系统的整合。在财务系统中，支付模块需要调用合同相关信息来完成支付审批，并在合同管理模块中检查合同支付状态来监控合同履行情况。在合同管理模块中检查相关预算的执行情况，在合同起草和审批中进行预算控制。

(2)与办公自动化系统的集成。合同管理模块和办公自动化系统，利用相关项目的审批信息，将合同待办事项显示在办公自动化主页上，实现统一的待办事项。法律管理系统与单点登录系统集成，实现统一用户管理和单点登录功能。

(3)与企业资源规划系统的集成。合同管理模块与企业资源规划系统集成，以确保合同对方的信息与企业资源规划系统客户和供应商的数据一致。

第三个关键是建立一支优秀的法律管理团队。优秀人才在企业中的作用越来越重要。同样，实施法律管理信息化的关键也离不开优秀管理者的建设。首先，要提高法律管理者的信息化意识。因为信息文件的输入、上传、审核、归档、检索和传输都是在计算机上实现的。这就要求法律管理员不仅要熟悉管理方法和标准，还要掌握计算机的操作和法律信息管理系统的使用，以保证数据的准确性。其次，要注重提高法律管理人员的工作技能。企业应积极营造学习氛围，定期举办法律管理信息化培训，提高法律管理人员的信息化工作技能。

法务管理信息化的困惑和成功的关键