三大陷阱困扰法务管理信息化-国土报中文版

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基于企业内部事务部的环境，法律管理的重要性无需重复。不用说，法律管理信息化的价值。在许多企业探索和实践法律管理信息化的过程中，法律部门的管理者缺乏信息化项目的管理经验，容易陷入陷阱而无法自拔。

笔者希望通过对法律信息化三个常见误区的简单分析，能够为法律管理者在探索企业法律信息化的过程中提供借鉴。法律管理信息化有望提高企业管理效率，降低法律风险。

陷阱1:夸大法律管理信息化在管理改进中的作用，而忽视管理本身的改进

对于大多数企业法律部门来说，他们希望通过法律管理信息系统来提高管理水平。特别是在供应商选择阶段，各供应商在介绍了法律管理信息系统的强大功能后，他们认为有了信息系统的支持，法律管理的水平会大大提高，而管理本身的提高却被忽视了。

法律部门选择法律信息化项目主要是因为在管理实践中遇到了很多挑战。如果你想弄清楚促销信息能带来什么，作者以合同管理过程为例，简要分析了管理面临的挑战。合同管理的整个过程可以简化为四个阶段:签约前、签约中、履约中、履约后(见图1)。

图1:合同管理的四个阶段及其挑战

在合同签订前的这个阶段，我们共同的问题包括对方的信用管理、预算控制和标准合同文本的管理。从法律风险的角度来看，标准合同文本的管理是关键问题。我曾经听一个大企业的司法部长说，标准的合同文本已经准备好了，合同风险可以基本控制在80%以内。然而，当许多企业推广标准文本时，并不是那么容易的，还存在许多问题。

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签订合同中的问题。在企业法律事务中，合同管理业务最常见的管理流程之一是从合同文本的起草，到各部门的会签，到财务和法律部门的审核，再到领导的最终签署和批准。在这个过程中，也可能会遇到合同审批的效率问题，或者不同的部门在审查合同时不知道自己的职责，其他部门都同意，所以他们都同意。当事后有风险时，很难区分谁该负责。

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合同履行中的问题。目前，我国许多企业法律部门的工作重点是合同审查。合同审查后，法律部门很少参与合同履行过程。也许在合同执行的过程中有一个真正的问题，然后我想找法律部来解决合同纠纷。造成这一现象的原因有二:一是司法部的职责没有涵盖合同履行过程中的问题；第二，没有好的方法来帮助我们的法律部门监督相关合同的执行。

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合同履行后的问题。对于一个大型企业，10万元的年度合同已经审核完成。如果你想在文件数据库或档案数据库中找到相关信息并找到某个合同，那是相当费时费力的。或者，领导想知道我们签了多少不同类型的合同，当他们想看到这些详细的数据时，公司法律部门会很头疼。

在简要分析了整个合同管理过程中的常见问题后，让我们思考一下这些问题能否通过信息化来解决。答案显然是否定的。我们必须对这些问题进行深入分析，这些问题可以通过it系统来解决，也可以通过管理改进来解决(见图2)。第一类是与信息相关的问题，如审计效率低、流程未记录、流程不透明、查询和统计不方便、信息共享、信息传递等。如果这些问题被信息化，它们可以给我们带来直接和明显的改善。另一个与管理变革有关。例如，管理人员的职责、流程不清晰、不同部门的职责分工、集团总部与二级公司之间的管理接口等问题是it系统发挥作用的前提，因此我们不能指望it系统解决所有这些问题。如果没有管理上的改进来支持it系统的运行，这样的项目最终肯定会失败，因为你已经陷入了深深的陷阱。

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图2:分别通过it系统和管理改进可以解决的问题

陷阱2:过于信任it供应商对法律管理功能的定制，而忽略了过程控制

当我们在学校学习的时候，我们总是觉得管理不是很复杂，似乎是由管理科学家总结出来的。但是在管理实践中，每个企业都是不同的，合法管理也是不同的。从组织结构来看，有些企业有法律部门，有些企业没有法律部门，而是将法律管理的职责集中在办公室或其他部门；从责任的角度来看，有些企业将所有与法律相关的责任都交给了法律部，甚至综合风险管理的责任都在法律部。有些企业的法律事务只参与合同和相关法律文件的审查。

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面对如此复杂的管理场景，应该如何进行信息化？我相信所有的it供应商都会自信地说:“没关系，我们有强大的基础产品和定制开发能力。”。此时，小心，陷阱就在你脚下。永远不要过于相信it供应商的定制开发能力，忽视从需求分析到项目验收的过程控制。

在具体分析之前，我们应该给你一个生活中的例子。每个人都应该有买新房装修的经验。假设你被一家实力雄厚的装修公司装修，这家公司还会派给你经验丰富的设计师和施工团队。但是你刚刚把设计师带到你的新房子，在简单地和他交流了你的期望之后，你开始梦想在你的新房子里有一个快乐的生活。恐怕这是你噩梦的开始。首先，设计师的设计图纸已经被仔细阅读并与设计师详细沟通过多次；第二，购买的装饰材料是否经过仔细的质量检查；第三，在施工过程中，你是否经常去看，发现问题并及时向施工负责人提出修改要求。如果你不做这一切，装修完成后，你将再次步入你梦想中的温馨家园，这不是你所想象的。你会觉得这个不是你想要的，那个和你想要的不一样，这个柜子的位置不合理，那面墙的颜色不好看，然后你会生气。你会问这家装饰公司，你是不是一个著名的公司，你的设计师不是很专业，你的施工队不是很有能力，但结果是这样的。请拆掉它，重新安装，总成本保持不变。即使装修公司接受了你的所有要求，工期也无法如期完成。

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虽然it系统的发展过程与家居装饰不同，但仍有许多相似之处。因此，即使it供应商有强大的实力，他们也要加强项目的过程控制。企业法律部的大部分员工都是法律专业人员，不熟悉it项目和系统功能，积极参与项目过程，并邀请信息部的同事帮助管理项目建设过程。一般it项目建设流程包括:项目启动、需求调查、功能设计与开发、系统安装与联合调试、用户培训、试运行、项目验收等阶段(见图3)。

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图3:项目生命周期的七个阶段

陷阱3:我认为法律管理信息系统上线后会成功，上线后忽略管理

对于大多数法律信息项目来说，短建设期需要6个月，长建设期需要12个月。这个过程是艰难的，甚至是痛苦的。因此，当系统上线时，每个人都非常高兴，认为已经完成了。事实上，法律管理信息化工程的真正挑战才刚刚开始。

因为，信息项目成功的标准不是系统是否在线，而是用户是否真正使用系统。如果我们接受这个标准，我们就不能认为法律管理信息系统上线后是成功的，而忽视了上线后的管理工作。所有法律部门都必须跨越这个陷阱。那么如何穿越呢？

第一步是修改系统。每一个管理规范化的企业都有自己完善的法律管理体系，但是在走向法律管理信息系统之前和之后，系统需求必须根据信息化的要求进行调整，因为原有的系统很少考虑信息化的要求。最好发布相关的法律管理信息使用规则，这样更有利于系统的实际使用和推广。

第二步是激励人们。尽管所有员工都必须遵守该系统，但要将这些系统要求转化为员工的自觉行为，还有很长的路要走。首先，我们应该争取最高领导人的支持。有了最高领导的支持，很多事情都变得容易处理了。尤其是在系统在线会议中，如果能邀请领导参加，效果非常理想。然后，对中层干部和基层员工进行培训，使每个人都熟悉法律管理系统，这样每个人都可以使用它(见图4)。

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图4:信息系统上线后的培训系统

第三步是改善系统。有了系统需求，就会有用户参与，有了用户参与，系统中就会有漏洞。用户越多，漏洞就越多。此时，法律部需要与it系统供应商进行协调、沟通，及时修复缺陷，并不断改进系统。作者有一个亲身经历，当我们把一个客户的系统放到网上时，没有用户问问题，我的心情不是高兴，而是沮丧。因为这表明系统上线后，它只是一个显示器，没有用户真正使用它。

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