看看优秀CEO如何规划时间-国土报中文版

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作为创始人、创业顾问和风险投资家，比尔·特伦查德已经帮助数十家初创企业通过高速增长获得并赢得了竞争。他目前是首轮资本的合伙人。在这篇文章中，他总结了他如何管理自己的时间给企业家和投资者。

首当其冲，学会学习“不”

这非常重要。因为随着公司的发展，你必须处理越来越多的事情。你周围会有无数的人，通过linkedin、电子邮件等向你寻求帮助，甚至是你20年没见过的儿时伙伴，请把你在facebook上有影响力的朋友介绍给他。这时，你必须说“不”。

学习“不”很难，因为你有一颗感恩的心，你想要回报，你觉得很多人帮助了你，你也应该这样做。但你必须有一个底线，同时学习一些技巧，让你容易说“不”。

试试下面的“拒绝模板”，它适用于大多数情况。我第一次从一个企业家和投资者那里听到这些，它为我节省了无数的时间，缓解了我的焦虑。例如:

“嗨，比尔，很高兴收到你的来信。”我祝你一切顺利。目前，我们公司刚刚起步，发展得很好，但是面对长期目标，我还是有很大的压力。我会参加一些社交圈子，但最近可能不太方便。祝你好运！——“乔希

这样，对那些你不想浪费时间和精力的事情做出统一的回答。你们应该真诚地告诉对方你们的实际情况，不要把事情弄得模棱两可。

有了自己的“拒绝模板”后，你可以对任何销售员说“不”。当不需要融资时，对那些投资邀请说“不”；投资者向你介绍各种各样的人，你不必见每个人；你不必随意点头同意董事会每个成员的要求。包括linkedin上的信息、久违的朋友要求见面等。，并立即为每一个这样的事情写一个拒绝模板。

第二步:成为“邮件大师”

我特别向那些还没有使用sanebox的人介绍这个软件。我喜欢用它，因为它很简单，节省了我很多时间。这有点像谷歌优先邮箱，它建立了一个群发文件夹，将所有群发邮件从收件箱中分离出来，你永远看不到所有你不想亲自查看的邮件。

我认识的许多首席执行官都擅长清理收件箱。想想邮局是如何区分信件的:它会捡起信件，左右看看，然后来回考虑每封信吗？这种做法确实令人沮丧，但这正是大多数人处理邮件的方式。我观察到“电子邮件忍者”通常以三种方式与他们打交道:

全天候。打开你的收件箱，一收到邮件就处理。但是即使你非常负责任，仔细考虑电子邮件也可能有点草率。二是批量加工。每天集中治疗2至4次。第三，找一个助手。找一个24小时或虚拟助理来帮你整理邮件，标记需要你亲自回复的重要邮件。

如果你没有助手，我建议采用第二种方法，这样你可以集中精力处理邮件，节省时间专注于其他任务。同时，多任务处理会导致你经常不能把每件事都做好。提高效率的其他方法是:安装一些类似体式的任务管理插件，它可以快速地将你的电子邮件移入和移出任务管理器。

其他经验:如果你能在2分钟内处理完一封邮件，马上扔掉它。如果超过2分钟，请将其移至任务管理器。这样，你可以学会区分每封邮件的优先顺序，阅读邮件不会占用你很多时间。最后，这可能是最有效的方法:使用textexpander或其他“快速输入工具”将常用内容设置为短字符，并轻按几次以完成电子邮件的撰写。

第三步:保持精力充沛

过去，我们平均每天走12英里，但现在我们每天坐着。但是久坐和吸烟一样有害。科学家和研究人员平均每天坐9.3小时，比睡觉时间长，但生活在于锻炼。这里有三个放松技巧:

七分钟的锻炼。《纽约时报》曾经报道过这种方法，并在7分钟内做了12个动作。这种方法既科学又有用；第二，步行会议。几乎每个人都会有一对一的会议，走路可以代替坐在公司或咖啡馆里；第三，使用站立的桌子。现在许多公司都批准了这种要求，事实证明，这种要求能有效地减少心脏病和癌症，提高士气，保持头脑清醒。如果你的公司允许移动办公，试试看。

看看优秀CEO如何规划时间

保持健康不仅意味着身体健康，还意味着精神健康。我们都知道睡眠的规律以及深度睡眠和快速眼动周期的重要性，但是我们每天都经常忽略个人睡眠的规律。为了更好地利用每个人的“上升周期”，你应该像运动员一样制定自己的时间表，并在你认为最重要的三件事情上花费最有效的一两个小时。

一个典型的首席执行官通常早上都在做最具创新性的事情。调查显示:事实上，大多数人早上也有最多的创新意识；而邮件处理和常务会议安排在以后，然后邮件处理安排在每天的最后时间。

请注意，每两件事都应该有一个停顿，这样你就可以专注于每件事。这也很重要:当你休息的时候，你真的在休息，比如找个人聊天，听音乐放松，做一些与工作无关的事情。

第四步:制定“实施手册”

你做过三次以上的每一件事，都要记录下它的详细过程，然后做一份你可以交给别人的实施手册，这样别人就可以根据你的想法来实施。尽量做到尽可能详细，不要让别人拿着它，一遍又一遍地问你下一步该做什么，或者下一个该给谁打电话。

这实际上是优步迅速扩张的原因。优步在美国70个城市迅速发展，并占领了市场。他是怎么做到的？使用执行手册！当每个城市扩展时，他们为每个城市都有一个单独的实施手册，每个不同的城市进行小规模的差异调整。每次他们扩展一个城市时，他们都会在实施手册中进行实践、测试和记录。现在，他们只需要遵循这个完整的手册，就像一把“万能钥匙”。

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热衷于创新的人喜欢保留记录，但对于初创企业来说，只有记录是不够的。我所见过的最成功的初创企业在早期阶段就系统地展示了它们的日常行为和核心产品，这让它们成为了发展中的一种习惯。

第五步:从外部会议中获益

你花了多少时间会见对你的生意很重要但你不能改善关系的人？这些人可能是业务发展伙伴或客户。要打破这种僵局，你需要理解他们的职业挑战。如果你不知道，就问吧。假设你在一个b2b环境中，你的客户的需求是什么？你能为他做什么？我们中有多少人可以列出:我们的客户面临的三大专业挑战？

因此，如果你真的想从各种会议中获益，你必须在私人和专业之间架起一座桥梁。这不一定是深奥的，甚至可以简单到问他们下一个假期去哪里旅游。当他们回答这些问题时，你应该记下，也就是说，你应该创造机会在会外深入了解这个人。如果你谈论骑自行车，你可以给他一些很棒的自行车路线，这将会带来巨大的改变。

第六步:合理计划内部会议

初创公司每天都有许多会议，举行了许多会议，但收效甚微。我认为最应该减少的会议是汇报情况的会议。你不需要团队一直报告进度。在谷歌文档中写下这个情况，每周发给每个人阅读。

在同时做决定之前，千万不要离开会议。它还包括在决策会议期间快速做出可逆决策。初创企业的大多数决策都是可逆的，但我们花了太多时间去思考它们。请收集正确的数据和正确的人，你自然可以做出正确的决定。

所有决策会议都应如此，除非这是一项不可逆转的决定。花更多时间在这些不可逆转的决定上，并与你的导师和主管沟通。作为一家初创企业，你最大的优势在于它规模不大，变化很快。

第七步:找一个助手

技术的伟大之处在于它让我们更有效率，但它是有限的。你应该找一个助手来帮助你，无论是在办公室还是远程。Taskrabbit远程助理可以帮助你对任务进行分类，但是他们不能在不知道你在想什么的情况下为你做决定。

所以如果可能的话，请一名全职助理，效果会超乎你的想象。助手不仅可以根据你的行为判断你的想法并为你做出决定，还可以帮助你分享其他事情。

如果你不能雇佣全职助理，试试虚拟助理。市场上有很多便宜的虚拟助理服务，比如prialto，它可以帮你处理很多事情，比如点餐、送礼物、听写、安排会议等等。

尤其是听写功能。这一功能非常有效，绝对不能低估。我建议你下载一个名为voxie的应用。对它说，“请给克里斯写封电子邮件”，然后继续说，“你好，克里斯，早上很高兴见到你，谢谢你带走空.”这个虚拟助手可以很容易地制作语音记录。当你打开你的收件箱，你会看到这些声音已经被分类成文本草稿，你只需要点击一下就可以发送出去。

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会后的后续工作影响很大，但你会做多久？现在，你可以用语音记录下来，并在会议结束后立即起草。

第八:帮助你的团队成员

我最近和一位信奉“步行管理”的高效首席执行官聊了聊。这个模型和它的名字一样。他每天在办公室来回走动，与团队成员一对一或小组交谈。他问:是什么阻碍了你的工作进展？你的困难是什么？我能帮你突破这些瓶颈或障碍吗？什么资源或方法可以快速提升你的工作？

我建议你问你的团队成员这些问题，并帮助他们解决它们。如果你想让他们高效，你必须高效，在他们需要的时候及时帮助他们。快速反应是关键之一。您也可以使用awayfind批处理和处理紧急请求。当有人给你发了一封高优先级的邮件，你可以马上知道。

很多时候，你会发现员工很容易被卡住。他们会对部署新功能或向重要人物发送电子邮件感到紧张，会为修复一个小错误而汗流浃背，但会忽略整个大项目已经停滞不前！当这些事情阻碍他们的工作进展时，你应该问的最好的问题是:这个错误会带来多少损失？如果只有两百万分之二的人认为这个新特性不完美，你就根本不用浪费时间去修复bug。如果你是一名经理，这些地方是你应该花的最多的时间。

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事实上，80/20法则适用于一切，80%的时间应该花在重要的事情上，剩下的20%应该花在琐碎的事情上。不要追求完美。许多初创公司的员工，尤其是技术人员，喜欢追求一切尽善尽美，但这不是你作为首席执行官应该追求的，而是速度。如果你掌握了以上技能，你就可以最大限度地利用70%的时间，并且在开会和阅读电子邮件时会节省很多精力。更重要的是，你可以通过领导团队、激励员工、洽谈业务和改变世界来节省时间。

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