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上个月，我写了一篇文章“ceo教你如何写一封专业的邮件”，引起了很多人的注意。这促使我写了一个增强版来分享更多关于写电子邮件的细节，这样读者可以掌握更多的实用技巧。
1.邮件主标题的新技术版本只说邮件标题应该一目了然，应该使用[主题]+[描述]的格式。补充一点:代表公司发邮件时最好在主信息中写上公司名称，这样比较正式，增加了合作的可能性。常见情况是外部部门发送给潜在客户的电子邮件或合作客户的会议邀请电子邮件。这时，公司名称可以直接写在标题中，以加深印象。在公司内部邮件中，应在主要信息中写下部门名称，并加强提醒，以便合作部门及时检查反馈。
2.转发、仅回复和回复所有的用法仍然非常特殊。我列出了几个情况来做一点解释:1)最初的N个人在邮件组。当要回复的内容仅针对特定人员，但内容与讨论的主题相关时，建议使用收件人(指定人员)。2)最初的N个人在邮件组中，要回复的内容与每个人都相关，他们应该知道这件事。建议使用回复所有3)最初的N个人都在邮件组中。为了让不在小组中的具体人知道这件事，请找这个人，除非有特殊原因，否则就抄送原小组中的N个人。4)如果您想让特定的主管知道电子邮件内容，建议在回复电子邮件时在邮件循环中添加人员，并在电子邮件内容中解释小组中的新人员(必须注意这一点)。
秘方:1)我经常发现我写给下属和抄送相关部门的邮件都是给我的，这是一个非常不专业的错误；2)当同一封邮件中有多个收件人和抄送人时，应避免单独沟通或互不回复，以免信息不平等；3)在中国，qq经常被用来交流细节。请在总结后回复邮件，以便每个人都能知道。即使是qq群发，请整理一下，然后发邮件；4)对于同一主题，回复相关内容或更新进度，请用原邮件回复和联系，不要再发邮件。
3.在使用附件时，我们经常需要使用附件来传达更完整的信息，并在这方面增加了几个注意事项:1)许多公司在接收电子邮件时控制附件容量，所以请注意附件的大小，以免因被退回而丢失邮件；2)有时需要在邮件中提供多个附件，因此建议在内容的相关段落中标注附件名称(详见附件“* * *”)，方便收件人查询附件；3)无论如何，建议附件的名称应具体，而不是附件1和附件2等通用名称，以便收件人在归档时能够匹配内容；4)考虑到许多客户的适应问题，改掉在电子邮件中直接粘贴注释的习惯，并尝试用附件(excel、图片等)来代替它们。)以避免电子邮件阅读中的错误。
4.会议邀请会议邀请是一件非常重要的事情，尤其是商务邀请，所以有必要多注意写会议邀请邮件。内容必须有以下四项:1)会议主题:简单明了的会议目的；2)会议时间:请确保双方已确认时间；3)参会人员:双方参会人员(这一点非常重要，因为涉及到参会人员的部门和职称，要派出的相应人员是否为同一级别，相关支持部门是否参加会议以保证沟通顺畅)；4)会议主题:如果是正式的商务会议邀请，建议明确会议日程、时间以及每次日程的负责人，以确保与会者了解会议流程并准备好相关材料。
秘方:1)如果是正式的商务邀请，在描述参与者时建议有完整的姓名、部门和头衔，这不仅是礼仪，也保证了双方派出的人员是平等的；2)是否有重要材料(如一些报告、数据、消息等)。)，建议在会议前发给与会者，以确保与会者提前了解一些情况，从而简化会议的节奏和时间。
除了掌握以上要点之外，还有一点需要学习的是:如何写一封邮件，让主管快速掌握内容的要点并实现目标，这应该是在职者工作技能的重要组成部分。根据我的个人习惯和喜好，我把发给你上司的邮件分为四类，每一类都有额外的注意事项。我希望这种私人分享能帮助你们更好地掌握彼此的想法，并在给你的主管写邮件时使邮件交流更加有效。
1)报告电子邮件，如销售部门向领导报告第一季度销售数据的电子邮件，应首先解释报告事件的结果，然后解释报告事件的背景或实施过程。大多数主管都不喜欢邮件的冗长内容，所以他们必须掌握两个要点:明确目的和结果，这样你的主管可以很快理解这封邮件的意思，然后他会做出更深刻的理解。因此，如果是一封报告第一季度销售数据的电子邮件，您应该首先写销售总额，然后是销售金额的分布，然后是销售金额的详细信息和一些特殊情况。
2)必需的电子邮件，例如，产品主管希望领导推动技术人员完成某个产品需求的电子邮件。此类邮件应针对目的(此目的可能是特殊要求或需要主管支持的事情)，然后谈论原因或理由，以避免让主管花时间阅读混乱的电子邮件。因此，如果你想在例子中写这封邮件，你应该告诉主管你需要他的支持来做什么，然后解释你为什么提出这个要求以及加快开发进度的可能影响。
3)汇总邮件，如部门负责人上报的周重点工作安排等日常报告的邮件，没有优先权，可以根据重点对重点和汇总进行评论，并向相关配合人员和部门进行解释。然而，应该注意避免过多的话。在这种电子邮件的例子中，你应该一个接一个地写下工作项目，并标出一些需要注意的任务。如果是重要事件，可以根据工作任务进行扩展。
4)项目邮件项目邮件易于理解，通常解释一些项目任务。这类邮件通常涉及人员(负责人及相关合作部门)、事物(明确任务名称)、时间(完成时间或重要时间项目)、地点(场所)、事物(涉及资产或支持项目)。如果有一些重要的里程碑，请突出显示。因此，在项目邮件中，你应该给出一个完整的人、事、时、地、物的描述。
良好的邮件习惯和技巧不仅可以提高自己的工作效率，还可以帮助公司和主管降低沟通成本，提高管理效果。我希望以上的经验分享能帮助在职者掌握更好的电子邮件技巧，使其在电子邮件沟通过程中更容易、更有效。(本文作者是国合移动广告首席执行官韩宇文)
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