IT护航企业法务管理-国土报中文版

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一个新团体的诞生

在经济全球化的背景下，竞争日益激烈，企业管理的法律环境日益复杂。实施有效的法律事务管理，建立法律事务管理体系，全面、系统、科学地识别、分析和控制法律风险，已成为当前企业业务发展中一项十分重要而紧迫的任务。北京汇点科技股份有限公司风险管控事业部解决方案与产品中心主任刘表示，目前，中国企业越来越重视法律事务管理，因为这不仅是一个管理问题，也是一个重大的法律问题。特别是对于有国际需求的中国企业，他们需要更多地了解当地的法律法规，并满足合规要求。

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的确，随着中国市场和企业的全球化，公司内部从事法律事务的专业群体正在悄然成长，公司法律事务也逐渐成为企业经营管理和招聘网站的热门词汇。

在企业中，一个新的明星群体悄然诞生。以华为为例，你能想到这家公司的法律人员数量吗？600多人，不包括外部法律顾问，这无疑是一个惊人的数字。记者的一个朋友在华为法务部贸易合规办公室网络安全组工作。这句话读起来有点混乱，但足以解释华为法律事务的精细划分。据说只有法律部下属的法律部有十三个专业团体。

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华为的例子说明了法律工作对当前企业管理的重要性。国有资产监督管理委员会的最新数据显示，截至去年底，整个中央企业系统有2560户建立了总法律顾问制度，集团和重要子公司的总法律顾问专职率分别达到64%和50%；中央企业全系统法律顾问达到1.8万人，持证率接近60%；中央企业集团和重要子公司的规章制度、重要决策和经济合同的审计率分别达到96.7%、98.1%和98.6%。

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在今年的中央企业法制工作座谈会上，国资委主任张毅要求，中央企业要适应市场化和国际化发展的新要求，加强企业依法管理和合规管理，进一步加强企业法律顾问制度和法律风险防范机制建设，为中央企业在依法维权中稳步推进和科学发展发挥了积极作用。

刘在集团企业法律管理方面有着多年的研究和实践经验。根据他的经验，如果企业的法律工作依赖于传统的管理手段，即使有管理制度，在实施过程中也很难真正实施。他认为，面对新的形势和新的问题，传统的法律管理需要新的手段和工具，即信息化。

传统法律管理的困难

通过传统法律管理模式中存在的问题，我们可以简单地理解法律信息化的具体价值。

在企业法律管理的实践中，大多数企业的法律部门都做了事前的法律防范工作，但缺乏事件发生期间和事件发生后的法律风险管理手段。以法律管理中最重要、最常见的合同管理为例，合同评审后，法律部没有办法监控合同执行过程。直到合同纠纷发生，他们才参与其中。这时，企业的亏损往往已经发生。这种情况在我们空公司很常见，这也让企业最头疼。通过信息化，我们可以加强对事件的监控。法律管理信息系统包括合同准备、合同起草、合同评审、合同履行、合同履行后的查询和统计等过程。对整个过程的信息进行管理，不仅是合同评审，还有评审后的合同执行过程。

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风险控制是法律管理的一个重要目的。过去，企业需要法律风险管理体系，通常可以找咨询公司或组织自己的人力来制定相关的管理规范。这个过程耗费了大量的人力和物力，并且输出的结果只是一个系统，或者一个文本或者一个电子文档，但是可能没有办法让每个员工真正理解它或者很好地应用它。通过信息化，可以先将风险管理系统分解细化，也可以称之为系统碎片化，将冗长的系统分解成相关的关键控制点。然后将这些关键控制点分配给管理流程的每个环节。这样做的好处是，在管理流程的运行过程中，当业务在各个环节处理时，相应的关键控制点会显示在其工作页面上，并且该环节中需要注意的关键点可以清晰地显示在员工面前。刘强调，制度的关键不在于制定后放入内阁，而在于提醒员工在整个实际工作中随时遵循，使风险管理在企业工作中得到很好的落实，这是如何控制法律信息化风险的切入点。

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当然，与其他领域的信息化一样，法律信息化的一个重要目的是提高效率。然而，人们普遍认为，提高it系统后的效率非常简单，但实际上并不简单。人们首先想到的是电子流程带来的效率提升。不同部门和不同人之间的信息传递速度比手工工作快得多，人们可以清楚地感觉到这一点。另一方面，通过使用信息处理方法，业务处理的过程正在改变。举一个简单的例子，当一个企业起草合同时，如果它使用系统中的标准合同模板来起草它，系统将记录员工对这个标准合同模板所做的所有修改。这种修改痕迹的优点是相关的会签部门、财务部门和法律部门在审核时不需要逐字查看，而是可以直接看到修改的地方。这种效率的提高比电子流程带来的信息传输效率的提高更为关键，并带来更多的价值。

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释放和利用它的价值

当然，法律信息化有很多价值，所以我们在这里不再重复。那么企业如何有效利用法律管理信息化的价值呢？

刘说，从很多企业推行法律管理制度的实践经验来看，企业要想通过信息系统提高法律管理效率，控制法律风险，必须解决以下三个问题。

首先是管理改进的问题。为了利用信息技术提高企业法律管理的效率，在实施法律管理信息系统之前，信息系统供应商和企业法律部门必须就法律管理业务中的问题达成共识，这些问题可以通过信息技术来解决，也需要通过管理改进来解决。此外，有必要从管理的成熟度和信息化的依赖性两个维度对法律管理业务系统进行详细分析，以厘清信息化的概念。在帮助企业建立信息系统之前，汇点科技提供了专业的业务顾问，与公司法律部一起对公司法律管理相关的业务进行深入细致的研究和分析，梳理现有的系统和流程，找出缺陷，提出改进建议，为信息化奠定基础。

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其次，信息系统的功能。网上法律管理信息系统不仅仅是将形式和流程电子化，而是将管理需求与信息系统真正结合起来，通过信息技术手段将系统固化，从而控制风险，体现信息系统的管理价值。因此，企业在设计法律管理信息系统的功能时，必须认真梳理和分析自身的需求，同时对信息系统供应商的产品功能有深刻的理解。这样，我们就可以区分哪些是企业的个性化管理需求，哪些是标准的信息产品功能。这样，开发的信息系统就能很好地符合企业管理的实际情况。从管理软件的实践来看，企业的管理需求不同于实际业务。没有一种产品能够普遍满足每个企业的需求，但它必须是一个产品+定制的信息系统，以满足企业的管理需求。在前面梳理的基础上，汇点科技提供的业务顾问可以帮助企业规划和设计最适合企业实际业务的法律管理系统，从而保证系统的使用。

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还有对用户的培训。对于一个新的法律管理信息系统来说，最终用户是充分发挥法律管理信息化价值的关键。一方面，应该为不同的用户类别设计有针对性的培训。例如，对于领导角色，一对一培训的设计必须考虑到领导时间和领导者的操作特点。对于管理员角色，有必要进行更详细的管理操作培训。对于系统用户来说，不仅要掌握信息系统的功能运行，还要了解新的系统需求，以确保法律信息系统能够顺利有效地发挥其价值。

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grc以上

从目前的市场来看，我国有5000多家大中型企业，只有少数企业尝试过专业的法律管理信息化实践，一些企业在企业信息化系统中拥有一些法律管理功能，但大多数企业尚未实现法律管理信息化。法律管理信息化的发展前景非常广阔，这也是刘所在的汇点科技公司如此重视这一市场的原因之一。

汇点科技成立于1998年，率先引入国际先进的grc(管理、控制、风险和合规)管理理念，并结合中国客户的实际情况，因地制宜。通过大量的业务实践，构建了以风险路径监管为核心的管理软件和服务体系，成功成为以中国移动、中石化、中海油、神华集团等近40家央企为代表的近1000家大客户，以及中国百强企业的近一半，最终达到数百万

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刘介绍说，grc不仅仅是一个管理概念，更是一个企业的管理框架。grc的整体管理框架包括三个层次:监管层、管理层和业务层。监管层面涉及风险、内部控制、审计和信息安全，汇点科技有相应的产品；决策管理、办公室管理、成本管理、法律管理、质量管理等。，法律管理体系是管理的重要功能支撑；在业务层面，主要有以流程为核心的财务、人力、采购、生产和销售业务。目前，汇点科技的产品暂时没有涉及。汇点科技的业务重点是监管层面和管理层面。在grc理念和框架的指导下，汇点科技的法律管理体系坚持法律风险管理要求，将风险控制要求落实到具体的职能管理业务流程中，并将风险管理落实到实践中。

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惠电科技新一代法律事务管理系统v5.0在功能和性能两个维度上具有鲜明的特色。在功能上，与以前的产品相比，它更多地结合了客户的实践，涵盖了企业法律事务管理的很多方面，包括合同管理、争议管理、授权管理、打印管理、知识产权、知识库、商标管理等模块，并充分支持所有与法律事务管理相关的工作。就性能而言，v5.0产品涵盖了跨浏览器支持和大型附件支持，便于客户使用。目前，首都机场、神华集团、中国航油集团、华融基金、青岛国鑫等公司已经部署了汇点科技法律管理信息系统。

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