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公文是领导决策、管理指示和业务请求的重要载体和管理工具，在企业管理中占有非常重要的地位。因此，文档管理是企业管理中非常重要的一部分。随着管理精细化的推进，企业对文件审批和监督的效率和效果提出了更高的要求。
提高公文处理效率
在集团企业的文件管理中，文件处理效率是一个非常重要的指标和管理维度。目前，大多数企业已经通过办公自动化或文件管理系统实现了文件流通的电子化。公文的电子流通固化了公文的书写过程，保证了公文的规范化管理，避免了因公文不合规带来的风险；在线文件流通提高了文件流通的效率，减少了流通过程中的等待时间，降低了人员的占用成本；通过归档管理，实现了文件流通的全过程和全面的电子归档，便于后续参考和统计。
通过公文管理系统的建设，企业公文流转的效率有所提高。但是，国内知名管理软件制造商北京汇点科技有限公司(以下简称汇点科技)认为，企业实现公文电子化管理还不够，需要关注实际应用场景和需求。汇点科技在大型集团企业广泛用户的基础上，对大型集团企业的文档管理进行了深入的业务研究和实践，并利用信息技术满足实际管理场景中的应用需求。
汇点科技企业管控事业部解决方案经理陆表示，汇点科技的文档管理系统不仅满足了企业文档管理的基本需求，而且根据集团企业文档管理的实际情况，丰富和深化了系统功能，开发了并行审批、有条件分行审批、文档审批沟通、通知和背靠背过账等特殊功能，帮助集团企业进一步提高文档起草和流转的效率。
以通知功能为例，传统的文件流转环节很多，有些企业在文件接收过程中只有十几个环节。经过深入分析，我们发现文件流通过程中的一些环节不是用来审批的，而是供人们在这个环节中阅读和理解文件。因此，汇点科技在文件管理系统中设计了告知功能，使得主要流程更加简洁实用，同时可以保证相关人员充分了解相关信息。吕介绍。
陆还指出，企业的单据接收管理，特别是对外来管理机构和上级单位的单据的处理，对企业的管理决策和业务指导具有重要意义，但实际上，很多企业的单据接收效率有待提高。政府和监管机构早就提出了存折项目，以指导企业进一步提高处理公文的效率。
为了避免在文件流通过程中的某个环节停留时间过长，汇点科技根据企业的实际管理状况和管理需求，梳理出文件流通各相关环节的合理处理时间，并利用信息系统实现文件处理的限时完成和监管。这样，文件流转过程中每个环节的用户在收到待审批的待办事项时，都可以查看该环节的标准处理时限。同时，在用户的个人待办事项列表中，每个待办事项的审批栏也会显示该项目的剩余处理时间，并根据剩余时间自动将所有待办事项按相反的顺序排列。另外，系统可以自动发送相应的逾期提醒提醒，支持设置相应的触发业务操作(如连续提醒、强制提交、B角处理、统计报表等)。)处理逾期事项，充分保证了公文处理的效率。
写作和做事的结合
企业公文的审批往往伴随着事项的办理，尤其是工作指令和签字报告。在完成请求报告的审批后，企业领导往往需要了解后续的处理事项。但是，过去由于缺乏专业工具，领导很难快速定位和查找相关信息，只能通过邮件和电话了解情况，效率低下，不能保证信息获取的及时性和准确性。
同时，公司的文件在整理和归档正式文件时经常会被混淆。例如，一项指示请求已获批准，但相关事项尚未完成，或事项是否已经完成尚不清楚，以及此类正式文件是否应关闭备案。
虽然大多数企业的监管部门都将公文监管纳入了监管工作中，但由于缺乏有效的工具，仅靠传统的手工操作或简单的工具难以保证其时效性和快速定位。鲁认为。
据了解，为帮助企业应对公文监督管理面临的这些挑战，满足企业对公文与服务整合的管理需求，汇点科技将公文监督管理功能融入到决议监督管理系统中，并根据公文监督的业务特点设计了专业化的业务处理模式，实现了公文监督事项的全生命周期管理，包括监督审批、工作部署、细化分解、进度反馈、沟通协作、完成确认等。同时，支持监管事项的延期申请、终止和变更。
此外，汇点科技决议监督管理系统通过与公文管理系统的无缝集成，可以形成运行文件和办理事务的一体化管理系统，为管理和决策提供实时、客观、系统的公文办理、监督和执行进度及相关意见，有利于后续相关检查和审核，有效提高企业执行力，确保监督事项的落实。
汇点科技的决议监督管理系统支持运行文件和服务的集成管理
企业应用决议监督管理系统后，企业经理在审批公文写作时，可以通过点击“纳入监督”将公文纳入监督序列。此时，公文监督管理人员将实时收到公文监督事项的相关要求、领导审批意见及相关附件。在根据管理要求填写必要的信息后，他可以部署在线工作。其次，企业管理人员、文员和监督管理人员可以通过系统实时检查公文监督的进度，并进行监督和确认。公文监督的组织者和协办者也可以在平台上进行信息交流和业务合作。
企业公文监督信息化工具建设，将有效保障公文处理的科学化、规范化和高效化，以及公文写作相关事项的有效落实，从而保证企业的良好运行，形成优秀的执行力。同时，与正式文件管理系统的有效集成将为用户创建一个集成的工作空空间，以充分支持业务推广和管理改进。
持续管理优化
值得一提的是，汇点科技决议监督管理系统还为企业公文限时完成、公文监督等模块提供了丰富的多维效率统计和数据分析功能，能够有效支持企业公文管理水平的提高和管理的持续优化。
限时完成模块将自动记录处理数据(包括到达时间、提交时间、处理时间、拒绝时间、拒绝时间、延迟条件等)。)的每一份文件。基于这些数据，系统按照组织人员(部门和人员)、角色、时间、流程和级别等维度，全面分析和图形化展示企业写作处理的效率和质量，帮助企业快速发现写作处理中的瓶颈，也可以作为企业绩效考核和管理水平提升的重要依据。此外，业务流程维度的分析结果也将成为业务流程优化的重要依据。
文件监督管理模块可以根据部门、文件类型、紧急程度、时间等自动记录和整理监督事项的处理数据。，并根据企业的管理规则和决策要求，提供基于各种数据分析模型的分析结果，支持图形化显示(如各部门的处理数量、完成情况、延迟和正常完成率等。)，从而有效地支持企业文件监督管理的决策分析和管理改进。
陆认为，汇点科技决议监督管理系统中的限时办结模块和公文监督模块可以为全面提升企业公文管理水平提供有力支持:限时办结功能进一步提高了企业公文审批效率；公文监督效率统计为公文管理和执行的持续改进提供了重要的保障和工具。整个系统开辟了写作和做生意的业务，实现了一体化管理，促进了管理的全面提升。
(来源:中国计算机新闻)
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